Procedura zaprimanja računa, provjere računa i plaćanja po računima
REPUBLIKA HRVATSKA
KRAPINSKO-ZAGORSKA ŽUPANIJA
OPĆINA STUBIČKE TOPLICE
NAČELNIK
KLASA: 400-01/12-01/1
URBROJ:2113/03-03-12-1
Stubičke Toplice, 05.06.2012.
Na temelju članka 46. Statuta Općine Stubičke Toplice (Službeni glasnik Krapinsko-zagorske županije br. 16/09), a u svezi s člankom 3. Zakona o fiskalnoj odgovornosti (Narodne novine br. 139/10) i Uredbe o sastavljanju i predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (Narodne novine br. 78/11), načelnik Općine Stubičke Toplice donosi
PROCEDURU
ZAPRIMANJA RAČUNA , PROVJERE RAČUNA I PLAĆANJA PO RAČUNIMA
Članak 1.
Ovom Procedurom utvrđuje se procedura zaprimanja i provjere računa te pravovremenog plaćanja računa u Općini Stubičke Toplice (u daljnjem tekstu: Općina), osim ako posebnim propisom nije uređeno drugačije.
Članak 2.
Postupak zaprimanja i provjere računa te plaćanja po računima u Općini obavlja se po sljedećoj proceduri:
ZAPRIMANJE RAČUNA
Voditelj Odsjeka za opće i administrativne poslove preuzima račune u poštanskom uredu te ih dostavlja u računovodstvo odnosno voditelju Odsjeka za računovodstvo koji na računu stavlja štambilj koji sadrži: “Ulazni broj i datum”, “Likvidirao” i “Isplatu odobrava”, isti dan po primitku računa.
Ulazni račun upisuje u Knjigu ulaznih računa. Upisuju se sljedeći podaci: redni broj (ulazni broj), broj računa i datum izdavanja, datum primitka računa, naziv/ime i prezime i sjedište dobavljača, OIB te ukupan iznos računa s porezom. Na mjesto “Ulazni broj” upisuje se podatak o rednom broju iz Knjige primljenih/ulaznih računa, a na mjesto “Datum” upisuje se datum primitka računa.
Prije upisivanja u Knjigu primljenih/ulaznih računa obavljaju se računska, formalna i suštinska kontrola.
RAČUNSKA I FORMALNA KONTROLA
Kontrola formalne ispravnosti provjerava sljedeće:
- da li je račun originalan
- da li sadrži sve bitne elemente: datum i mjesto izdavanja te broj računa, ime (naziv), adresu i OIB dobavljača, ime (naziv), adresu i OIB kupca, broj žiro računa, količinu i vrstu isporučenih roba/usluga/radova, datum isporuke te ukupan iznos cijene s porezom, datum dospijeća, potpis i pečat ovlaštene osobe koja je izdala račun, odnosno potpis od strane nadzornog inžinjera ukoliko se radi o obračunskoj situaciji
- da li sadrži referencu na broj narudžbenice/ugovora na temelju kojeg su roba/usluge/radovi isporučeni
- da li sadrži detaljnu specifikaciju roba/usluga/radova koje odgovaraju opisu definiranom u narudžbenici ili ugovoru
- da li je iznos na računu u skladu s ugovorenim iznosom
- da li računi za isporučene radove/usluge imaju u privitku radni nalog , a računi za isporučenu robu otpremnicu
Kontrolom računske ispravnosti utvrđuje se računska točnost iskazanih iznosa na računu.
SUŠTINSKA KONTROLA
Kontrola suštinske ispravnosti provjerava sljedeće:
- odgovara li račun stvarnoj realizaciji odnosno jesu li roba/usluga/radovi stvarno isporučeni i da li su isporučeni u vrsti, količini i kvaliteti i ostalim specifikacijama iz ugovora/narudžbenice/ponude
Odgovorna osoba zadužena za obavljanje narudžbi robe/radova/usluga za Općinu StubičkeToplice je načelnik Općine.
Voditelj Odsjeka za računovodstvo obavlja računsku i formalnu kontrolu računa u trenutku zaprimanja računa i potpisuje se na mjesto na računu gdje je stavljen štambilj “Likvidirao” ukoliko račun zadovoljava navedene oblike kontrole.
Načelnik Općine ili voditelj Odsjeka za komunalne poslove obavlja suštinsku kontrolu računa i potpisuje otpremnicu odnosno radni nalog koji je privitak računu te svojim potpisom ovjerava na računu da su roba/usluga/radovi stvarno isporučeni.
Računi koji ne zadovoljavaju računsku, formalnu i suštinsku kontrolu vraćaju se pošiljatelju s obrazloženim razlogom vraćanja računa.
Računi koji zadovoljavaju računsku, formalnu i suštinsku kontrolu upisuju u Knjigu primljenih/ulaznih računa te se dostavljaju voditelju Odsjeka za financije i proračun kojiih kontira i knjiži u glavnu knjigu, a potom ih slaže u registrator prema datumu dospijeća plaćanja.
PLAĆANJE RAČUNA
Plaćanje računa obavlja se najkasnije do datuma dospijeća navedenog na računu. Selektiraju se računi koji imaju rok dospijeća te se upisuju u aplikaciju predviđenu za unos naloga za plaćanje. Ovlaštene osobe za unos naloga za plaćanje u aplikaciju jesu voditelj Odsjeka za računovodstvo i voditelj Odsjeka za financije i proračun. Formira se lista svih upisanih računa za plaćanje na određeni datum koja se zajedno sa računima dostavlja osobama ovlaštenim za potpisivanje financijskih dokumenata žiro računa na odobrenje. Ovlašteni potpisnik - Načelnik potpisuje svaki nalog pojedinačno u aplikaciji, listu svih računa za plaćanje te potpisuje svaki račun na mjestu gdje je otisnut štambilj sadržaja “Isplatu odobrava”. Nakon potpisnika svaki nalog pojedinačno odobrava i druga ovlaštena osoba. Računi se potom vraćaju u računovodstvo te osoba koja ima ovlaštenje za slanje naloga, voditelj Odsjeka za računovodstvo ili voditelj Odsjeka za financije i proračun pošalje na plaćanje sve odobrene naloge.
Članak 3.
ČUVANJE RAČUNA
Ulazni računi se odlažu i čuvaju na način i u rokovima propisanim Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i računskom planu.
Članak 4.
OSTALE ODREDBE
Ova Procedura stupa na snagu danom donošenja, a objavit će se na Oglasnoj ploči Općine Stubičke Toplice i službenoj internetskoj stranici www.stubicketoplice.hr .
Načelnik
Općine Stubičke Toplice
Vladimir Bosnar